Su empresa recibió una notificación de inspección del ICE. ¿Y ahora qué?
«Las operaciones de control en los lugares de trabajo se van a ampliar enormemente», según unaentrevista1 realizada el 12 de junio de 2025 al zar fronterizo Tom Homan.
A partir del 8 de junio de 2025, la Guardia Nacional llegó a Los Ángeles y Santa Ana, California, para proteger al personal y los edificios federales en relación con las protestas que se estaban llevando a cabo tras las detenciones por parte de agentes del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) de personas que se cree que se encuentran ilegalmente en los Estados Unidos. Esto se produce tras otras redadas a gran escala llevadas a cabo por el ICE, incluida una en una obra cerca del campus de la Universidad Estatal de Florida, y otras actividades de control en curso.
¿Qué significa esto para los empleadores?
En todo el país, el ICE ha estado emitiendo activamente Notificaciones de Inspección (NOI) para obtener los formularios I-9 y otros registros clave relacionados con las empresas y las personas que emplean en empresas de construcción, fábricas, establecimientos hoteleros y restaurantes, y otras empresas, como las agrícolas. Sin embargo, siguiendo las instrucciones de la administración Trump, el 12 de junio un alto funcionario del ICE instituyó una «pausa» y aconsejó a los agentes del ICE que «suspendieran todas las investigaciones/operaciones de control en los lugares de trabajo relacionados con la agricultura (incluidas las plantas acuícolas y de envasado de carne), los restaurantes y los hoteles en funcionamiento».2 Aunque los actores políticos pueden seguir modificando las prioridades de la aplicación de la ley, como empleador usted no querrá verse sorprendido cuando reciba una NOI. Si su empresa recibe una de estas solicitudes de NOI, o si desea estar mejor preparado para esta cuestión, ¿qué debe hacer a continuación?
Notificar al asesor jurídico, recopilar los registros y presentarlos al ICE.
Una NOI permite al ICE auditar la documentación de la empresa para comprobar si los formularios proporcionados cumplen con las leyes federales de verificación de elegibilidad para el empleo. El empleador solo tiene tres días hábiles para responder, y el ICE solo puede permitir (o no permitir) una breve prórroga si el empleador no puede cumplir con el plazo de tres días. El empleador debe tratar de proporcionar una respuesta organizada con los registros disponibles. Esto es lo que debe hacer una empresa después de recibir una NOI:
- Informe inmediatamente al departamento jurídico, de recursos humanos, de cumplimiento normativo y a la alta dirección tras recibir una NOI. El asesor jurídico puede orientar la respuesta, garantizar que los documentos se organicen y presenten correctamente, y ayudar a identificar y mitigar cualquier posible problema.
- Revise cada formulario I-9 para verificar que esté completo y sea preciso. Si bien no puede alterar, destruir u omitir los formularios I-9 originales en la presentación de la empresa ante el ICE, puede corregir por separado los errores detectados y fechar y firmar las correcciones, pero solo debe hacerlo siguiendo las instrucciones de un abogado. También puede preparar un registro separado de los errores identificados para que la empresa pueda tomar medidas correctivas por separado después de la presentación ante el ICE, siguiendo las instrucciones de un abogado.
- Asegúrese de no alterar, destruir u omitir ningún registro solicitado en la NOI. Tenga en cuenta que la notificación de la NOI suele ser el primer paso en cualquier investigación, incluida una investigación penal, de la propia empresa para verificar el cumplimiento de las leyes federales de inmigración y penales.
- Si utiliza una organización profesional de empleadores (PEO), una empresa de selección de personal u otro proveedor externo para recopilar, verificar y mantener la documentación I-9, asegúrese de conocer el proceso, el procedimiento y los plazos necesarios para solicitar copias de esos documentos a la PEO. Aunque en el contrato quede claro que el personal de la PEO no es empleado de su empresa, el uso de una PEO puede crear problemas complicados a la hora de responder a una NOI. Los retrasos debidos a un tercero pueden no constituir posteriormente una buena razón para no cumplir el plazo de respuesta a la NOI. Incluso antes de que un empleador reciba una NOI, debe considerar si tiene sentido que una PEO externa se encargue del cumplimiento del I-9 de la empresa, ya que esa dependencia no elimina las obligaciones del empleador de cumplir con la ley en el breve plazo previsto por la misma. Como mínimo, considere mantener con la empresa PEO el acceso conjunto a la ubicación digital donde se almacenan los formularios I-9 de su empresa.
Emitir una orden de retención de documentos y conservar todos los documentos pertinentes.
Considere la NOI como el inicio de una investigación por parte del ICE. Por lo tanto, emita una orden de retención de documentos (y diríjase a la PEO, si utiliza una). No destruya, altere ni antedatee ningún registro. Asegúrese de que su empresa conserve los registros, correos electrónicos y mensajes de texto clave para ayudar a la empresa a comprender los problemas y defenderla si es necesario.
Prepárese para las medidas de seguimiento de ICE
Después de la auditoría, ICE puede venir y registrar su negocio de acuerdo con una orden de registro federal y/o puede tomar medidas adicionales, como emitir un Aviso de documentos sospechosos, un Aviso de fallos técnicos o de procedimiento u otras medidas administrativas. Esté preparado para responder dentro de los plazos establecidos con la ayuda de un asesor legal.
Ponga en orden sus asuntos migratorios
Tómese un momento para considerar sus prácticas de contratación y la mejor manera de proteger su negocio. El ICE suele volver independientemente del resultado de la auditoría, así que aproveche la NOI para poner en orden sus asuntos de inmigración:
- Revise los formularios I-9, los registros de nómina, los registros de E-verify, los archivos de personal, los materiales de capacitación y las políticas vigentes para saber qué está averiguando ICE en su auditoría de sus documentos.
- Considere la posibilidad de realizar su propia auditoría interna (incluso ahora, antes de recibir una NOI).
- Vuelva a formar al personal de RR. HH. sobre la forma adecuada de garantizar el cumplimiento de las leyes laborales estadounidenses.
- Considere la posibilidad de implementar un sistema de software electrónico I-9 que cumpla con la normativa, teniendo en cuenta que algunos sistemas no cumplen con los requisitos legales.
- Considere registrarse en E-Verify.
- Supervisar periódicamente las decisiones del Departamento de Seguridad Nacional que revocan el estatus y la autorización de trabajo de personas procedentes de determinados países.
Si una autorización de trabajo expira o es revocada, el empleado pierde la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos. Por ejemplo, el 12 de junio de 2025, el Departamento de Seguridad Nacional anunció que enviaría correos electrónicos a todos los cubanos, haitianos, nicaragüenses y venezolanos a quienes se les había concedido la libertad condicional en los Estados Unidos y habían recibido permisos de trabajo, ordenándoles que abandonaran el país inmediatamente.3 Los empleadores que tengan empleados en esta categoría deben determinar si existe alguna otra forma de que dichas personas sigan trabajando legalmente o si deben rescindir su contrato. Por el contrario, decidir que simplemente no se contratará a «extranjeros» es una forma de discriminación por origen nacional y también constituye una infracción de la ley que debe evitarse. Si sospecha que su empresa ha contratado o está contratando a una persona que no reúne los requisitos para trabajar en los Estados Unidos, consulte con un asesor legal para discutir cómo manejar el empleo de esa persona y si conviene tomar la medida inusual y voluntaria de revelar la situación al ICE o al Departamento de Justicia.
Para obtener más información, consulte las siguientes publicaciones de 鶹ý:
- Cómo pueden prepararse los empleadores para las auditorías y visitas de inmigración
- Consejos importantes para que las empresas se preparen para una visita de inmigración
- Se aplica con rigor la ley de inmigración: inspecciones del formulario I-9, visitas a las instalaciones y más.
Si tiene alguna pregunta sobre las NOI de ICE o temas relacionados, póngase en contacto con los autores de este artículo o con su abogado de 鶹ý & Lardner.
